Lastenheft vs. Pflichtenheft Whitepaper - Dreher Consulting

Was ist ein Lastenheft?

Ein Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt und beschreibt die fachlichen Anforderungen an eine Softwarelösung. Es leitet sich direkt aus der Unternehmens- und IT-Strategie ab und dient als zentrales Dokument, um die Ziele eines Projekts klar festzulegen.

Typische Inhalte sind:

• Beschreibung der Geschäftsprozesse

• Anforderungen aus Sicht der Fachabteilungen

• funktionale und technische Rahmenbedingungen

• messbare Zielgrößen und relevante KPIs

• organisatorische Vorgaben und Schnittstellen

Das Lastenheft formuliert die Idee und die erwarteten Ergebnisse, ohne eine konkrete technische Lösung vorzuschreiben. Es bildet die Grundlage für die Suche nach passenden Softwareanbietern und dient als „Quality Gate“, bevor ein Projekt freigegeben wird.

Warum das Lastenheft so wichtig ist

Ein gut erstelltes Lastenheft ermöglicht:

• klare Anforderungen an Prozessqualität und Effizienz

• ein strukturiertes und neutrales Auswahlverfahren

• Transparenz für das Management über Ziele und Umsetzungsgrad

• eine faire und objektive Vergleichbarkeit von Softwarelösungen

Gerade in zunehmend digitalen Geschäftsmodellen sind präzise Anforderungen entscheidend, um zukünftige Prozesse optimal zu unterstützen.

Der Aufbau eines Lastenhefts

Ein klassisches Lastenheft enthält unter anderem:

• Einführung und Projektziele

• Produkt- und Prozessbeschreibung

• Ist-Analyse und Soll-Konzept

• Beschreibung relevanter Schnittstellen

• funktionale und nicht-funktionale Anforderungen

• technische Rahmenbedingungen

• Anforderungen an Datenqualität und KPIs

• Projektorganisation und methodisches Vorgehen

• zeitliche Vorgaben und Meilensteine

Dieser strukturierte Aufbau unterstützt sowohl Auftraggeber als auch Softwareanbieter dabei, Anforderungen ganzheitlich zu verstehen.

Was passiert nach dem Lastenheft? Das Pflichtenheft.

Nachdem das Lastenheft abgeschlossen ist, beginnt der Softwareanbieter mit der Erstellung des Pflichtenhefts. Dabei wird das Lastenheft detailliert ausgearbeitet und in eine konkrete Lösung überführt.

Das bedeutet:

• Abgleich der Anforderungen mit den Funktionen der angebotenen Software

• Ergänzung um Best-Practice-Ansätze des Anbieters

• Festlegung, wo Standardfunktionen ausreichen und wo Individualentwicklungen notwendig sind

• Definition aller technischen, organisatorischen und prozessualen Details

Das Pflichtenheft beschreibt damit exakt, wie die Anforderungen umgesetzt werden – inklusive Integration in bestehende Systeme, Schnittstellen, Datenbereinigung und technischen Voraussetzungen.

Lastenheft vs. Pflichtenheft: Der entscheidende Unterschied

Lastenheft
→ Auftraggeber beschreibt was erreicht werden soll
→ fachliche Anforderungen und Ziele
→ Orientierung an Geschäftsprozessen
→ Grundlage für Auswahl und Vergleich von Softwareanbietern

Pflichtenheft
→ Auftragnehmer beschreibt wie dies konkret umgesetzt wird
→ technische Lösung, Methoden, Implementierungsdetails
→ Ergänzung um Projektvorgehen, Hardware, Schnittstellen und Datenmigration
→ Bestandteil des späteren Vertrags

Das Pflichtenheft entsteht also aus dem Lastenheft, reichert dessen Inhalte an und schafft die Basis für Angebot und Vertragsabschluss.

Warum eine klare Trennung Projektkosten reduziert

Eine saubere Trennung bietet Unternehmen mehrere Vorteile:

• klare Verantwortlichkeiten und weniger Missverständnisse

• geringere Risiken in der Implementierung

• bessere Planbarkeit von Aufwand und Budget

• saubere Grundlage für Change Requests

• höhere Qualität der späteren Lösung

Viele Projektprobleme entstehen nicht durch Technik – sondern durch unklare oder fehlende Anforderungen. Ein gutes Lasten- und Pflichtenheft reduziert dieses Risiko erheblich.

Das agile Lastenheft – eine moderne Variante

In agilen Projekten wird das Lastenheft zunehmend iterativ erstellt. Das setzt jedoch voraus:

• eine reife Organisation

• gutes Requirement Engineering

• klare Rollen und Verantwortlichkeiten

• funktionierendes Change-Management

Agile Lastenhefte eignen sich besonders für Unternehmen mit hoher Veränderungsdynamik und etablierten agilen Methoden.

Fazit: Erfolgreiche IT-Projekte beginnen mit klaren Anforderungen

Lastenheft und Pflichtenheft sind kein bürokratischer Aufwand, sondern die Basis für wirtschaftlich erfolgreiche Projekte. Sie schaffen Transparenz, vermeiden Missverständnisse und ermöglichen eine zielgerichtete Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Softwareanbietern.

Wer in eine neue ERP- oder Softwarelösung investiert, sollte daher sicherstellen:

• dass das Lastenheft fachlich vollständig und strategisch fundiert ist

• dass das Pflichtenheft technische Umsetzung, Schnittstellen und Daten sauber definiert

• dass beide Dokumente gemeinsam den Projektverlauf steuern

Klare Anforderungen führen zu klaren Ergebnissen – und sind einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren digitaler Transformation.