Kommunikation im ERP-Projekt: Checkliste für klare und erfolgreiche Zusammenarbeit

1. Verständliche Kommunikation im ERP-Projekt

In vielen Projekten sprechen IT, Projektleitung und Fachbereiche „unterschiedliche Sprachen“. Das führt zu Fehlinterpretationen und Verzögerungen.

Die Checkliste betont deshalb:

• Verwenden Sie eine gemeinsame, verständliche Sprache.

• Vermeiden Sie unnötige IT-Fachbegriffe oder Akronyme.

• Stellen Sie sicher, dass Sie als Projektleiter genau verstanden werden.

• Holen Sie direktes Feedback ein, um Missverständnisse auszuschließen.

• Geben Sie Informationen vollständig weiter – keine Teilinformationen.

• Halten Sie Kommunikationskanäle klar fest: E-Mail, Meeting, Chat, Dokumentation etc.

• Kommunizieren Sie Rückmeldungen zeitnah ins Projektteam.

Eine klare, transparente Sprache fördert Zusammenarbeit und Vertrauen im Team.

2. Organisation der Kommunikation im ERP-Projekt

Eine gut strukturierte Kommunikationsorganisation ist unverzichtbar, um Projekte erfolgreich zu steuern.

Die Checkliste nennt wichtige Leitfragen:

• Wie soll die Projektkommunikation funktionieren?

• Welche Inhalte sollen kommuniziert werden – und an wen?

• Wer kommuniziert in welchen Situationen?

• Wie oft finden Abstimmungen, Statusupdates oder Regeltermine statt?

• Wie werden Projektinformationen verteilt und archiviert?

Weitere Empfehlungen:

• Fragen Sie nach, wenn Inhalte unklar sind – Vermutungen erzeugen Fehler.

• Fassen Sie Gespräche, Entscheidungen und Maßnahmen präzise zusammen.

• Reagieren Sie sofort auf Störungen und sprechen Sie Unklarheiten aktiv an.

3. Wann ist eine Projektkommunikation wirklich effektiv?

Effektive Kommunikation bedeutet, dass Informationen:

• im richtigen Format

• zur richtigen Zeit

• an die richtigen Personen

• mit der gewünschten Wirkung

übermittelt werden.

Gleichzeitig gilt:
Nicht zu viel kommunizieren – sondern auf den Punkt.

Wichtige zusätzliche Aspekte laut Checkliste:

• IT-Sicherheit sicherstellen, z. B. bei Remote-Zugriffen (Zwei-Faktor-Authentifizierung).

• Archivierung: Wie lange bleiben Informationen zugänglich? Werden Lessons Learned dokumentiert?

• Rechtemanagement: Wer darf welche Daten sehen oder bearbeiten?

• Internationale Projekte berücksichtigen: Zeitzonen, Rückmeldezeiten, kulturelle Unterschiede.

• Projektsprache definieren: Verbindlich festlegen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Eine gut geregelte Kommunikationsstruktur ermöglicht schnellere Entscheidungen und stabilere Abläufe.

Fazit: Kommunikation entscheidet über Erfolg oder Scheitern eines ERP-Projekts

ERP-Projekte sind komplex und stark abhängig von bereichsübergreifender Zusammenarbeit.
Diese Checkliste macht deutlich:

• Missverständnisse lassen sich vermeiden, wenn Teams bewusst eine gemeinsame Sprache verwenden.

• Strukturiertes Kommunikationsmanagement erhöht Effizienz und reduziert Risiken.

• Klar definierte Prozesse, Rollen und Sicherheitsvorgaben sind wesentlich.

Eine starke Kommunikationskultur ist eines der wichtigsten Werkzeuge für erfolgreiche ERP-Projekte.