ERP-Auswahl Guide

So wählen Unternehmen ihr ERP-System richtig aus: Der vollständige Leitfaden

Die Auswahl eines ERP-Systems gehört zu den wichtigsten Entscheidungen eines Unternehmens. Eine falsche Wahl kostet Zeit, Geld und Produktivität. Eine gute Wahl schafft Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsvorteile. Dieser Leitfaden fasst die zentralen Schritte einer erfolgreichen ERP-Auswahl zusammen und zeigt, wie Unternehmen strukturiert, sicher und herstellerneutral vorgehen.

Warum ein neues ERP-System?

Unternehmen greifen häufig zu spät zu einem modernen ERP-System. Typische Anzeichen für einen notwendigen Wechsel:

• ineffiziente Workarounds

• fehlende Transparenz über Finanzen, Bestände und Prozesse

• Systembrüche zwischen Abteilungen

• mangelnde mobile Nutzung

• veraltete Software ohne Support

Ein neues ERP-System steigert Effizienz, ermöglicht Echtzeitdaten und unterstützt Wachstums- oder Digitalisierungsziele.

Die zwölf Schritte einer erfolgreichen ERP-Auswahl

1. Klarheit über Ziele und Nutzen schaffen

Bevor Unternehmen beginnen, müssen sie definieren, warum ein ERP benötigt wird und welchen geschäftlichen Mehrwert es bringen soll. Dazu gehören ein fundierter Business Case, die Identifikation von Prozessproblemen und eine klare Vision.

2. IT-Strategie festlegen

Cloud oder On-Premise? Best-of-Breed oder Komplettlösung? Für eine belastbare IT-Strategie müssen technische Rahmenbedingungen, Integrationsbedarf, Compliance und zukünftige Skalierung berücksichtigt werden.

3. Ein ERP-Projektteam aufbauen

Ein interdisziplinäres Auswahlteam aus allen Fachbereichen stellt sicher, dass Anforderungen vollständig erhoben werden. Besonders wichtig sind Fachexperten und ein klar definierter Projektleiter.

4. Prozessanforderungen sauber aufnehmen

Workshops, Prozesslandkarten und strukturierte Leitfäden helfen, Anforderungen aus allen Bereichen zu sammeln. Entscheidend ist die Priorisierung:

• obligatorisch

• mehrwertstiftend

• nice to have

5. Geschäftsprozesse optimieren

Vor einer Softwareeinführung sollten ineffiziente Abläufe überarbeitet werden. Ein ERP-System löst keine schlechten Prozesse – es macht sie nur schneller sichtbar. Prozesse, die Kundenerlebnis, Effizienz oder Qualität beeinflussen, verdienen besondere Aufmerksamkeit.

6. Stammdatenstrategie definieren

Datenqualität ist oft der größte Risikofaktor in ERP-Projekten. Unternehmen müssen frühzeitig festlegen, wie Daten bereinigt, migriert und strukturiert werden. Schlechte Daten führen zu Fehlentscheidungen, Verzögerungen und Mehrkosten.

7. Eine Long List erstellen

Basierend auf Anforderungen, Branche, Unternehmensgröße und Budget entsteht eine erste Liste potenzieller Systeme. Wichtig: objektiv bleiben und nicht nur auf bekannte Marken setzen.

8. Die Short List bestimmen

Nach detaillierten Gesprächen und Abgleich mit dem Lastenheft zeigt sich, welche Systeme realistischerweise geeignet sind. Hier ist tiefes Marktwissen besonders wertvoll.

9. Proof of Concepts und Software-Demos planen

Personalisierte Demos und praxisnahe Beispiele sind essenziell. Unternehmen sollten eigene Demoskripte verwenden und die Anbieter verpflichten, konkrete Prozesse abzubilden.

10. ERP-Readiness prüfen

Vor einer Entscheidung muss geprüft werden, ob Organisation, Prozesse und Kultur bereit für ein ERP-Projekt sind. Widerstände, Ressourcen und Entscheidungsbefugnisse müssen klar sein.

11. Vertragsverhandlungen führen

Preis, Lizenzmodelle, Implementierungsleistungen, Service Level und langfristige Kosten müssen detailliert verhandelt werden. Herstellerneutrale Beratung schützt vor Fehlentscheidungen.

12. Eine kurze Pause einlegen – aber nicht zu lange

Vor Beginn der Implementierung sollten Team und Strategie final abgestimmt werden. Eine zu lange Pause gefährdet jedoch den Projektschwung.

Was eine gründliche ERP-Auswahl so wertvoll macht

Eine strukturierte Auswahl:

• reduziert Projektrisiken

• senkt Implementierungskosten

• minimiert Anpassungen

• verbessert Prozessqualität

• schafft Akzeptanz in der Organisation

Unternehmen, die diese Schritte befolgen, entscheiden nicht „aus dem Bauch heraus“, sondern treffen eine fundierte, zukunftssichere Wahl.