Jeder, der schon einmal versucht hat einen Wettkampf zu bestreiten kann bestätigen, dass die Vorbereitung die Hälfte des Sieges ist. Egal ob Sie einen kurzen Wettkampf mit 10 Km, einen Halbmarathon über 21 Km oder einen ganzen Marathon über 42 Km bestreiten wollen, es ist wichtig, dass Sie Ihr Tempo finden. Nur mit Ihrem Tempo können sie die Geschwindigkeit, die Schrittlänge und den Atem im Einklang halten und damit einen Wettkampf bestehen und sogar gewinnen.
Digitalisierung und digitale Transformation – weshalb ist das gesamte Unternehmen davon betroffen und weshalb ist es ein Langstreckenprojekt?
Jeder, der schon einmal versucht hat einen Wettkampf zu bestreiten kann bestätigen, dass die Vorbereitung die Hälfte des Sieges ist. Egal ob Sie einen kurzen Wettkampf mit 10 Km, einen Halbmarathon über 21 Km oder einen ganzen Marathon über 42 Km bestreiten wollen, es ist wichtig, dass Sie Ihr Tempo finden. Nur mit Ihrem Tempo können sie die Geschwindigkeit, die Schrittlänge und den Atem im Einklang halten und damit einen Wettkampf bestehen und sogar gewinnen.
Nicht viele Menschen können ein Rennen mit voller Geschwindigkeit über die ganze Distanz durchhalten. Sportler, die sprinten und Sportler, die Langstreckenrennen absolvieren, trainieren sehr unterschiedlich und ihre Fähigkeiten sind nicht identisch. Der Sprinter für einen hundert Meter Sprint trainiert vermutlich nicht für einen Halb- oder einen Vollmarathon. Die Fähigkeiten dieser beiden Athleten sind unterschiedlich. Allerdings ist es so, dass bei Sprints die Ergebnisse schneller sichtbar sind, als bei einem Marathon, der über längere Zeit stattfindet. Das Ergebnis bei Sprints ist „gerade jetzt“ und unmittelbar sichtbar. Bei Langstreckenrennen wird die Fähigkeit bei hoher Geschwindigkeit durchzuhalten geprüft und an der Ziellinie belohnt. Diesen Vergleich möchte ich nutzen, um ein darzustellen, worauf bei einer Initiative zur Digitalisierung und digitale Transformation zu achten ist. Vieles kann schiefgehen, bei Berücksichtigung einiger, wesentlicher Punkte ist es möglich eine Digitalisierung erfolgreich durchzuführen.
Die „gerade jetzt“ Mentalität ist der Untergang für ein Projekt zur Digitalisierung und digitale Transformation.
Diese Einstellung zu „schnell, kurzfristig, quick wins“ und vielen ähnlichen Ansätzen ist auch mehr und mehr Bestandteil von Projekten oder Change Management Initiativen. Der Zeitdruck, unter dem Projekte fertiggestellt werden sollen oder müssen nimmt mehr und mehr zu. Die Nervosität der Verantwortlichen und der Beteiligten steigt wenn IT oder ERP Projekt nicht schnell durchgezogen werden. Dies führt aber oft zu schlecht ausgeführten Anforderungsprofilen oder Umsetzungen von Aufgaben. Dies nur weil die Ziellinie schnell erreicht werden soll.
Digitalisierung und digitale Transformation ist ein volles Marathon-Rennen
Die digitale Transformation ist ein großer Begriff für ein zunächst anspruchsvolles umfassendes Ergebnis. Von Natur aus wird die Digitalisierung und digitale Transformation gerne als „komplex, alle Geschäftsbereiche betreffend, tiefgründig und wirkungsvoll“ bezeichnet. (Als Umsetzungsberater verzichten wir an dieser Stelle bewußt auf den umfangreichen Wortschatz aus dem Marketing, um ein Digitalisierungsprojekt zu beschreiben). Sind diese Begriffe aber mit dem schnellen und einfachen Lösungen oder Prozessen in Einklang zu bringen oder sind sie damit verknüpft? Digitalisierung und digitale Transformation ist, wenn sie richtig durchgeführt wird, eine komplette Veränderung von Durchlaufprozessen in einer Organisation. Diese Veränderung findet nicht vertikal innerhalb des Bereiches, sondern horizontal zwischen den einzelnen Bereichen statt. Dies ist es, was es so schwierig macht. Die Einflüsse auf die täglichen Abläufe sind deutlich zu spüren, verschiedene neue IT Werkzeuge und Techniken kommen zum Einsatz und verändern mehr, als auf dem ersten schnellen Blick erkennbar ist. Dadurch sind natürlich auch enorme Prozessverbesserungen und Prozesslaufzeitverkürzungen möglich. Teilergebnisse und das Gesamtergebnis eines Unternehmens können spürbar verbessert werden. Durchlaufzeiten können deutlich reduziert und somit ein wichtiger Wettbewerbsvorteil realisiert werden.
Trainings und Schulungen für Ihre Digitalisierung und digitale Transformation sind zwingend notwendig
So wie Sie sich auf einen Marathon vorbereiten würden oder es schon tun, muss die digitale Transformation zuerst richtig geplant werden. Eigenes und externes know how zusammen können die besten Ergebnisse erzielen, weil interne Abläufe zusammen mit externem Projekt- und Prozesswissen zu den besten Ergebnissen führen kann.
Würden Sie, wenn Sie auf einen Marathon trainieren, sich Rat von jemanden holen, der nicht läuft?
Deshalb ist es auch sinnvoll (oder es kann für Sie sinnvoll sein), sich mit externem Wissen zu verstärken, denn gute Experten für Digitalisierung oder ERP Berater haben dieses Wissen, sowohl bei den Möglichkeiten als auch bei den Hintergründen darzulegen, weshalb bestimmte Vorgehensmodelle erfolgreich sind oder nicht. Erfahrung in der Umsetzung ist ein wichtiger und notwendiger Bestandteil aller digitalen Transformationsprojekte. Ohne ein systematisches Change Management und ohne eine strukturierte Ausbildung und Begleitung der betroffenen Mitarbeiter erreicht ein Projekt zur Digitalisierung die Zielvorgaben nicht, es bleibt hinter den Möglichkeiten zurück oder scheitert sogar.
Erstellen Sie einen Projektplan oder ein Vorgehensmodell und halten Sie diese Planung ein.
Nach dem Verabschieden Ihres Vorgehensmodells sollten Sie sich an ihre Planung halten und Abweichungen analysieren und ihre Planung wieder modifizieren. Dabei sollten Sie an der Zielstellung nichts verändern. Nehmen Sie einfach wieder das Beispiel aus dem Training für einen Langstreckenlauf, jede Abweichung von Ihrer Planung wird sie wieder zurückwerfen und die Erreichung des Ziels betroffen sein. Genauso verhält es sich bei der Digitalisierung und der digitalen Transformation. Auch hier werden Sie Ihr Ziel nur erreichen, wenn Sie alles dafür tun, die gesetzten Meilensteine oder die notwendigen Aufgaben erledigt werden. Stellen Sie sicher, dass sie in Ihren Projektbesprechungen die Einhaltung der Aufgaben, Termine und Meilensteine immer auf der Agenda haben.
Legen Sie los!
Natürlich ist es normal, während eines längeren Projektzeitraums ein wenig zu ermüden. (Auch beim Marathon gibt es Phasen die nicht immer optimal ablaufen, dies gilt auch in einem Projekt zur digitalen Transformation), aber es ist wichtig, dass Sie kontinuierlich weitermachen und keine lange Pause einlegen. Selbst wenn es nicht so aussieht, aber mit jedem Schritt den Sie gehen, mit jeder Aufgabe die Sie erledigt haben, mit jedem Meilenstein den Sie erreichen, kommen Sie der Ziellinie näher. Erwarten Sie nicht, dass die Digitalisierung oder die digitale Transformation ein schneller oder ein einfacher Prozess oder ein einfaches Projekt wird. Es ist nicht sichergestellt, dass sich der Erfolg einstellt, wenn Sie das Projekt oder die Prozesse beschleunigen. Veränderungsprozesse in Unternehmen benötigen ihre Zeit, Sie müssen die Mitarbeiter für Ihr Projekt und die digitale Transformation gewinnen und Ihnen die Zeit geben, sich anzupassen und zu lernen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, um ein Change Management zu installieren, schulen Sie Ihre Mitarbeiter und Sie werden mit hoher Wahrscheinlichkeit ein erfolgreiches Projekt zur Digitalisierung und zur digitalen Transformation realisieren.
Zusammenfassung
- Digitalisierung und digitale Transformation betrifft das gesamte Unternehmen.
- Notwendig, um ein erfolgreiches Projekt zur Digitalisierung zu realisieren ist die Erstellung eines Projektplans mit Aufgaben, Meilensteinen und Terminen
- Installieren Sie ein Change Management, um Ihre Mitarbeiter mitzunehmen
- Ein Projekt zur Digitalisierung und zur digitalen Transformation ist kein Sprint, es ist ein Marathon.
