Warum die meisten Pharma-ERP-Projekte an der Validierung und nicht an der Technologie scheitern

Es eignet sich das ERP-System, das die GMP-relevanten Funktionen im Standard trägt und sich nach EU-GMP Anhang 11 validieren lässt: Audit-Trail, Zugriffskontrolle, elektronische Unterschrift, ein Chargenstatus mit Sperrwirkung bis zur Freigabe und die Anbindung der Serialisierung. Drei Systemklassen erfüllen das auf unterschiedliche Weise. Ein Branchen-ERP bringt diese Funktionen oft mit einem Validierungspaket des Anbieters mit; der Preis ist ein kleinerer Anbieter- und Partnermarkt. Ein Standard-ERP mit GxP-Aufsatz verbindet ein breites Basissystem mit der Branchenlogik eines Partners; der Preis sind zwei Releasezyklen, die beide die Validierung berühren. Ein Generalisten-ERP gibt die größte Freiheit, verlangt aber, dass GxP-Funktionen selbst gebaut und validiert werden. Welche Klasse passt, entscheiden Ihre GMP-relevanten Prozesse, Ihre Märkte und Ihre Entwicklungsphase.

Anhang 11 des EU-GMP-Leitfadens regelt computergestützte Systeme, die in GMP-relevanten Prozessen eingesetzt werden. Er schreibt kein bestimmtes ERP vor, aber er definiert, was das System leisten und wie es betrieben werden muss. Dazu gehören ein Risikomanagement über den Lebenszyklus, die Validierung des Systems, die Bewertung des Lieferanten, die Datenintegrität bei Eingabe und Speicherung, ein Audit-Trail für GMP-relevante Änderungen und Löschungen mit dokumentiertem Grund, eine geregelte Zugriffskontrolle und elektronische Unterschriften, die mit dem Datensatz verbunden sind. Wird die Chargenfreigabe im System erfasst, darf nur eine Sachkundige Person sie erteilen. Für die Auswahl heißt das: Prüfen Sie diese Punkte am Standard des Systems, nicht an einer Zusage für spätere Anpassungen. Der Anhang wird derzeit überarbeitet; die Grundanforderungen bleiben bestehen.

Ja, sobald Sie Daten erzeugen, die für Zulassung, Herstellung oder Vertrieb auf dem US-Markt relevant sind. 21 CFR Part 11 ist die Regelung der US-amerikanischen FDA zu elektronischen Aufzeichnungen und elektronischen Unterschriften. Sie gilt nicht nach dem Sitz des Unternehmens, sondern nach dem Markt: Wer Wirkstoffe oder Arzneimittel in die USA liefert oder für einen US-Partner produziert, muss die Anforderungen erfüllen. Inhaltlich überschneiden sich Part 11 und Anhang 11 stark – Audit-Trail, Zugriffskontrolle, Validierung, elektronische Unterschrift –, im Detail unterscheiden sie sich etwa bei den Anforderungen an die Unterschrift. Klären Sie deshalb vor der Auswahl, welche Märkte Sie heute und in fünf Jahren beliefern. Ein System, das nur für den EU-Markt ausgelegt ist, wird teuer, wenn der US-Markt später dazukommt.

Risikobasiert und über den gesamten Lebenszyklus, nicht als einmalige Prüfung vor dem Go-live. In der Praxis orientieren sich viele Unternehmen am GAMP-5-Leitfaden der ISPE. Am Anfang stehen die Anforderungen: Welche Prozesse und Daten sind GMP-relevant, und was muss das System dafür leisten? Daraus folgt eine Risikobewertung, die festlegt, welche Funktionen wie tief getestet werden. Danach folgen Lieferantenbewertung, Spezifikation, Tests der Installation, der Funktionen und der Prozesse im Betrieb sowie ein Validierungsbericht. Entscheidend für die ERP-Auswahl ist, wie viel davon der Standard schon trägt. Je mehr GMP-relevante Funktionen konfiguriert statt programmiert werden und je besser das Validierungspaket des Anbieters ist, desto kleiner ist der eigene Validierungsumfang – und desto weniger muss bei jedem Release neu geprüft werden.

Mit einem Chargenstatus, der Wirkung hat. Jede Charge durchläuft im System definierte Zustände – etwa Quarantäne, in Prüfung, gesperrt, freigegeben –, und nur der Status „freigegeben“ erlaubt Kommissionierung und Versand. Die Freigabe selbst erteilt die Sachkundige Person nach Anhang 16 des EU-GMP-Leitfadens. Wird sie im ERP erfasst, verlangt Anhang 11, dass nur berechtigte Sachkundige Personen sie erteilen können, mit elektronischer Unterschrift und eindeutiger Zuordnung zur Person. Das System sollte außerdem Wiederholungsprüf- und Verfallsdaten führen, Teilfreigaben und Sperren für einzelne Märkte abbilden und Chargen aus Lohnherstellung mit demselben Status steuern wie eigene. Häufig scheitert es nicht an der Funktion, sondern an der Prozessgrenze: Die Freigabe liegt im Qualitätssystem, der Status im ERP, und niemand hat festgelegt, welches System führt.

Seit dem 9. Februar 2019 müssen verschreibungspflichtige Arzneimittel in der EU nach der Fälschungsschutzrichtlinie 2011/62/EU und der Delegierten Verordnung (EU) 2016/161 Sicherheitsmerkmale tragen: ein individuelles Erkennungsmerkmal im Data-Matrix-Code mit Produktcode, Seriennummer, Chargenbezeichnung und Verfallsdatum sowie einen Erstöffnungsschutz. Die Seriennummern werden in das europäische Verifizierungssystem geladen, in Deutschland über securPharm. Das ERP erzeugt die Seriennummern meist nicht selbst, aber es liefert die Daten, auf denen sie beruhen: Charge, Verfallsdatum, Artikel und Packungsgröße. Laufen diese Daten im ERP und im Serialisierungssystem getrennt, entstehen Abweichungen, die erst beim Hochladen oder bei der Verifizierung auffallen. Prüfen Sie deshalb die Schnittstelle zwischen ERP und Serialisierungssystem in der Auswahl, nicht im Projekt.

Fast alles, was das ERP betrifft. In der Entwicklung liegen viele Daten in Laborjournalen, Tabellen und Einzelsystemen, und Produkte werden in kleinen Mengen und mit viel Handarbeit verfolgt. Mit der Produktion kommen Chargen in kommerziellem Umfang, Freigabeprozesse, Lohnhersteller, Lieferketten und Inspektionen. Bei Formycon, einem Entwickler von Biosimilars, erfolgte die Verfolgung der Produkte über die Wertschöpfungskette vor dem Projekt vollständig manuell. Wir haben die Anforderungen aus dem künftigen Betriebsmodell erhoben, nicht aus dem heutigen, den Verfolgungsprozess gemeinsam mit dem Unternehmen gestaltet und erst danach im ausgewählten System umgesetzt. Die Reihenfolge ist der Kern: Wer das ERP für die Entwicklungsphase auswählt, wählt es für eine Phase, die gerade endet.

Ja, aber die Verantwortung bleibt beim Unternehmen. Anhang 11 verlangt, dass auch ausgelagerte Leistungen und deren Anbieter bewertet und vertraglich geregelt werden. Bei einem Cloud-ERP gehören dazu der Ort der Datenhaltung, Zugriffe des Anbieters, Datensicherung und Wiederherstellung, die Archivierung über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und der Ausstieg aus dem Vertrag. Die eigentliche Frage ist der Releasezyklus: Ein SaaS-Anbieter spielt Aktualisierungen in seinem Takt ein, und jede Aktualisierung kann GMP-relevante Funktionen berühren. Ohne eine abgestimmte Strategie – welche Änderungen der Anbieter vorab mitteilt, welche Tests Sie vor dem Einspielen fahren, welche Funktionen Sie zeitweise zurückhalten können – wird jedes Release zum Validierungsprojekt. Prüfen Sie das im Vertrag, bevor Sie sich für die Betriebsform entscheiden.

Die Zeit geht nicht in den Systemvergleich, sondern in die Prozessaufnahme, die Bewertung der GMP-Relevanz und die Anforderungsspezifikation. Erst wenn feststeht, welche Prozesse GMP-relevant sind und welche Daten die Aufsicht sehen muss, kann ein Anbieter im Proof of Concept zeigen, wie sein System mit Ihren Fällen arbeitet – und nicht mit seinen Demodaten. Wir planen jede Stufe einzeln – Prozessaufnahme, Anforderungsspezifikation, Marktanalyse, Auswahl mit Proof of Concept – und legen ihren Umfang fest, bevor sie beginnt.

Der Aufwand hängt von der Zahl der GMP-relevanten Prozesse, der Standorte, der Märkte und der Lohnhersteller ab, nicht von der Unternehmensgröße allein. Ein Entwicklungsunternehmen vor der ersten kommerziellen Charge hat andere Anforderungen als ein Hersteller mit mehreren Standorten und Lieferungen in die USA. Wir kalkulieren deshalb jede Stufe separat – Prozessaufnahme, Anforderungsspezifikation, Marktanalyse, Auswahl mit Proof of Concept – und legen ihren Umfang fest, bevor sie beginnt. Sie können nach jeder Stufe stoppen, weitermachen oder den Umfang anpassen. Unser Honorar ist unabhängig davon, welches System Sie am Ende wählen: Wir verkaufen keine Lizenzen und erhalten keine Herstellerprovision.