Robotic Process Automation (RPA) umfasst Software-Bots, die auf der Benutzeroberfläche arbeiten – sie tun das, was ein Mensch tun würde, auf denselben Bildschirmen und nach denselben Regeln. Der Bot verändert das zugrunde liegende System nicht. Das ist sowohl sein Vorteil als auch seine Grenze: Er lässt sich schnell einsetzen, ist im Vergleich zu einem Integrationsprojekt kostengünstig und setzt voraus, dass jeder Bildschirm so bleibt, wie er war.
RPA eignet sich für eine eng gefasste Kategorie von Aufgaben: volumenstarke, regelbasierte, stabile Prozesse mit digitalen Eingaben. Dort, wo die Regeln enden und das eigene Urteilsvermögen beginnt, hört RPA auf – und diese Grenze Prozess für Prozess zu finden, ist die eigentliche Herausforderung.
Die ehrliche Grenze: Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses führt dazu, dass er schneller scheitert. Die Klarheit der Prozesse steht an erster Stelle, weshalb RPA unter Prozessmanagement angesiedelt ist und nicht daneben.
Eine kurze Lektüre, bevor Sie eine ganze Besprechung dafür aufwenden. Wenn das meiste davon auf Ihre Situation zutrifft, lohnt es sich, eine Automatisierungsanalyse in Betracht zu ziehen – falls nicht, werden wir Ihnen das mitteilen.
Bei Ihnen laufen Prozesse in großem Umfang ab, die klaren Regeln folgen
Mitarbeitende geben dieselben Daten zwischen den Systemen immer wieder manuell ein
Eine Integration ist blockiert, zu langsam oder zu teuer, um sich zu rechtfertigen
Sie müssen wissen, welche Kandidaten sich lohnen, bevor Sie sich festlegen
Die Menschen, die den Prozess steuern – nicht nur die IT
Aktuelle Volumina und Durchlaufzeiten – auch nur annähernd
Einblick in die beteiligten Systeme und deren Zugriffsmöglichkeiten
Workshop-Zeit mit den Fachabteilungen
RPA ist wirklich nützlich, wenn das Arbeitsvolumen hoch, die Regeln klar und die Eingaben stabil sind. Das Problem ist, dass die meisten Prozesse, die Menschen automatisieren möchten, keines dieser Merkmale aufweisen – es handelt sich um Behelfslösungen für etwas, das nie dafür konzipiert wurde. Die Automatisierung einer Behelfslösung macht sie dauerhaft. Das möchten wir Ihnen lieber vor dem Kauf der Lizenzen sagen als erst danach.
Vier Phasen – und die ersten beiden entscheiden, ob sich die letzten beiden lohnen.
Auf der Grundlage einer festgelegten RPA-Strategie erstellen wir gemeinsam mit unseren Kunden einen Aktionsplan, der Prioritäten, Ziele und deren Terminvorgaben sowie eine Beschreibung der Teamrollen enthält. Alle betroffenen Fachabteilungen werden einbezogen, und der Projektplan wird gemeinsam vereinbart.
Wo sich Automatisierung wirklich lohnt – betrachtet auf Unternehmensebene und nicht nur anhand der Wunschliste einer einzelnen Abteilung.
Was die Bots leisten müssen und wie der Ertrag gemessen wird.
Hier zeigt sich der Wert unserer Unabhängigkeit: Wir qualifizieren die Anbieter und verhandeln mit ihnen – und verdienen an keinem von ihnen.
Lieferung unter Projektsteuerung – und die Abnahme, die das Ergebnis belegt.
IN ZUSAMMENARBEIT MIT IHREN FACHABTEILUNGEN
Jeder Prozess wird bewertet; was kein Kandidat ist, wird namentlich genannt – mit Begründung.
Lizenzen, Infrastruktur, Umsetzung – und die Wartung, die auf jede Bildschirmänderung folgt.
Einschließlich der Strategie für die Betriebssoftware, auf der die Bots laufen werden.
Wer ist für einen Bot zuständig, wer wird informiert, wenn er stehen bleibt, und welche Vorgaben muss ein neuer Bot erfüllen?
Wo RPA im Verhältnis zu den Systemen steht, auf denen es arbeitet – damit keine Schattenebene entsteht, die niemand kartiert hat.
Reihenfolge, Zuständigkeiten – und der zweite Prozess, geplant, bevor der erste live geht.
Hagos eG · B2B-Großhandel
ProblemEine Großhandelsgenossenschaft, die 45.000 Artikel in 10 Filialen und 3 Lagern verwaltet – mit einer Fehlerquote bei den Stammdaten, die so hoch ist, dass jede nachgelagerte Automatisierung unzuverlässig wird. Die Qualität der Stammdaten ist genau die Art von Problem, die darüber entscheidet, ob sich der Versuch einer Automatisierung lohnt.
EngagementDie regelbasierte Stammdatenpflege wurde bewertet und automatisiert – wobei Standards, Zuständigkeiten und Messgrößen vor dem Rollout festgelegt wurden und die Fehlerquote nach der Inbetriebnahme weiter verfolgt wurde, anstatt sie als behoben zu erklären.
73 %
Senkung der Fehlerquote bei den Stammdaten · gemessen
45.000
verwaltete Artikel
10 · 3
Filialen · Lager
An dieser Empfehlung verdienen wir nichts – weder an Lizenzen noch an Provisionen noch an der Umsetzung. Wir empfehlen Ihnen, was zu Ihren Prozessen passt – einschließlich der Empfehlung: „Das sollten Sie nicht automatisieren.“
Ehrliche Antworten zu den Grenzen der KI, den Betriebskosten und der Frage, wer zuständig ist – Themen, die in fast jedem ersten Gespräch über RPA zur Sprache kommen.
Antworten von:
Dr. Harald Dreher
Gründer · Dreher Consulting
Gezielte Prozessoptimierung für mittelständische Unternehmen – ohne dass hinter der Beratung Lizenz-, Provisions- oder Implementierungsumsätze stehen.
Profil · Zuletzt aktualisiert: 25. August 2026
Der Unterschied ist die Grenze zwischen Regeln und Ermessen. RPA ist regelbasierte Automatisierung: Software-Bots führen definierte Schritte in bestehenden Oberflächen aus, jedes Mal auf dieselbe Weise. KI beginnt dort, wo die Regeln enden – wo Interpretation, Ermessen oder Prognosen gefragt sind. Die meisten Effizienzsteigerungen in administrativen Prozessen stammen nach wie vor aus dem regelbasierten Teil. Deshalb beginnt eine ehrliche Bewertung genau dort: Was kann ein Bot tragen, und wo ist wirklich Ermessen gefragt?
Prozesse, die vier Kriterien erfüllen: hohes Volumen, klare Regeln, Stabilität über die Zeit und digitale Eingaben. Typische Kandidaten sind die doppelte Erfassung von Daten zwischen Systemen, der Rechnungsabgleich und standardisierte Stammdatenpflege. Die meisten Prozesse, die automatisierbar wirken, scheitern an mindestens einem der vier Kriterien – deshalb ist das Ergebnis der Bewertung eine Shortlist mit den aussortierten Kandidaten, keine längere Liste.
Umsetzung und Lizenzen sind der sichtbare Teil. Die laufenden Kosten entstehen durch die Wartung: Ein Bot arbeitet auf der Benutzeroberfläche – eine geänderte Maske, ein Release oder eine angepasste Berechtigung kann ihn stoppen. Ein seriöser Business Case rechnet mit Lizenzen, Infrastruktur, Umsetzung und der Wartung, die auf jede Änderung der zugrunde liegenden Systeme folgt – mit den Gesamtbetriebskosten, nicht mit dem Pilotbudget.
Wo ein Prozess fehlerhaft ist: ja. Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses führt dazu, dass er schneller scheitert, und macht die Behelfslösung dauerhaft. Deshalb ist RPA Teil der Prozessoptimierung: Der Prozess wird zuerst bewertet, und ein Kandidat, der korrigiert werden muss, wird korrigiert oder verworfen – nicht im vorgefundenen Zustand automatisiert.
Eine namentlich benannte Person in der Fachabteilung, abgesichert durch Governance, die vor dem Go-live festgelegt wird: Wer wird informiert, wenn der Bot stehen bleibt, wer wartet ihn bei einer Bildschirmänderung, und welche Vorgaben muss jeder neue Bot erfüllen? Ein Bot ohne Zuständigkeit fällt still aus – die Arbeit wird einfach nicht mehr erledigt, und niemand bemerkt es, bis der Rückstand sichtbar wird.
Nein. RPA arbeitet auf der Benutzeroberfläche und lässt die zugrunde liegenden Systeme unverändert – das ist sein Vorteil und seine Grenze. Wo eine Integration blockiert, zu langsam oder zu teuer ist, kann ein Bot die Lücke wirtschaftlich überbrücken. Wo eine Verbindung zwischen Systemen dauerhaft und mit hohem Volumen gebraucht wird, ist eine Integration meist die bessere Antwort – und das sagen wir Ihnen dann auch.
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